Quản lý quán cafe tưởng chừng là một việc đơn giản nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order nhầm bàn hay doanh thu thâm hụt mà không biết lý do, nhầm lẫn hóa đơn của khách,… là những vấn đề thường gặp phải. Sẽ thật tuyệt khi tất cả quy trình đều được tự động hóa và thống kê một cách chính xác. Phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời giúp quy trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn trong năm 2021!
Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm được phát triển để ứng dụng công nghệ vào việc quản lý kinh doanh quán cafe. Thông qua hệ thống phần mềm này, bạn dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ như: order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán… Bên cạnh đó bạn cũng có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên, quản lý thông tin khách hàng và xây dựng các chương trình hội viên. Phần mềm quản lý quán cafe cũng là công cụ đắc lực giúp bạn dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh từ xa dù không có mặt trực tiếp tại quán.
Chi phí là một trong những vấn đề được nhiều chủ quán quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe cả miễn phí và có trả phí. Vậy 2 loại phần mềm này có gì khác nhau và nên sử dụng phần mềm nào?
Về chi phí: Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Còn với phần mềm quán cafe có trả phí, đa số các nhà cung cấp sẽ cho phép trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định, sau đó bạn sẽ mua phần mềm trọn gói hoặc thanh toán gói thuê bao theo tháng/năm.
Về tính năng: Các phần mềm quản lý quán cafe thường chỉ đáp những tính năng bán hàng đơn giản như gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,… Các tính năng khác như quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo,… nếu có thì đều ở mức độ cơ bản. Bên cạnh đó, hiện nay rất ít phần mềm quản lý quán cafe miễn phí có hỗ trợ tính năng quản lý trực tuyến qua các thiết bị cầm tay mà chỉ sử dụng trên máy tính nên sẽ khá bất tiện trong quá trình theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, với phần mềm có trả phí, bên cạnh tính năng cơ bản thì còn hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn để đảm bảo quán cafe của bạn vận hành thông suốt. Ngoài ra các phần mềm này thường hỗ trợ quản lý trực tuyến từ xa theo thời gian thực.
Về tính ổn định, khả năng update: Các phần mềm miễn phí thường không được update thường xuyên nên bạn có thể gặp phải nhiều lỗi trong quá trình vận hành. Trong khi đó, các phần mềm có trả phí hoạt động ổn định hơn, các tính năng và vấn đề bảo mật cũng được update thường xuyên.
Về hỗ trợ sau mua: Đối với các phần mềm miễn phí, mức độ hỗ trợ thường không cao. Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời. Trong khi đó với các phần mềm có trả phí, các nhà cung cấp sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hỗ trợ khách hàng. Những đơn vị này thường sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các vấn đề của khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm.